Políticas de Privacidad

OBJETIVO

Esta política tiene como objeto establecer los tratamientos realizados a la información de la base de datos de los clientes de la alianza SOMOS PAR.

ALCANCE

Aplica para los procesos vinculados a SOMOS PAR que realicen y gestionen trámites y responsabilidades con los clientes.

REFERENCIAS LEGALES

Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto único 1074 de 2015

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE DATOS CLIENTES

SOMOS PAR, alianza establecida en la ciudad de Bogotá D.C., con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información personal y dando cumplimiento a las estipulaciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto único 1074 de 2015, procede a emitir la siguiente Política de Tratamiento de Información. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los titulares de datos personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por SOMOMS PAR para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

La base de datos registrada es administrada por la persona responsable dentro de SOMOS PAR para el manejo de los clientes, se realiza un tratamiento de manera automatizada y la finalidad con la que se hizo la recolección de la información es la de llevar un registro organizado de los clientes, para proceder con las operaciones normales de la organización, ofrecer y/o prestar los servicios deseados por los clientes y elaborar las respectivas facturas de cobro, de ser procedentes. Así mismo, los responsables, encargados y/o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de ley o contrato, o que pudieran llegar a tenerlo, mantendrán el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Brindar información acerca de los servicios, programas, cursos y demás actividades que sean realizadas por y/o a través de SOMOS PAR.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales con los clientes.
Cumplir con los procesos internos de SOMOS PAR en materia de administración de clientes.
Cumplir los contratos celebrados y/o compromisos adquiridos con los clientes.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de clientes.
Procesos al interior de SOMOS PAR, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el registro de los clientes.
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de SOMOS PAR.

DEFINICIONES PRINCIPALES

Para la siguiente Política de Tratamiento de la Información se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en la ley 1581 de 2012 en la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos y se tendrá en cuenta las definiciones aportadas por la misma, buscando otorgar una protección más completa de los datos personales que la base de datos posee:

“Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”

PRINCIPIOS

SOMOS PAR, en el desarrollo de sus actividades, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los titulares. En todo tratamiento de datos personales realizado por SOMOS PAR, los responsables, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera datos personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley que tiene SOMOS PAR.

Los principios que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un tratamiento:

Legalidad en materia de tratamiento de datos: SOMOS PAR se sujetará a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la regulan.
Finalidad: Toda actividad de tratamiento de datos personales que realice SOMOS PAR obedecerá a las finalidades mencionadas en esta Política o en la autorización otorgada por el titular de los datos personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento de datos personales. La finalidad del tratamiento de un dato personal debe ser informada al titular del dato personal al momento de obtener su autorización. Los datos personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los titulares de los datos. La finalidad con la que se recogieron los datos personales obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
Libertad: El tratamiento de los datos personales que SOMOS PAR realiza se hace previa autorización por parte del titular o teniendo en cuenta las causales que relevan el consentimiento por parte del titular y que se encuentran consagradas en la ley.
Veracidad o calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. SOMOS PAR no hace tratamiento a datos personales que se encuentren de manera parcial, fraccionados y que su tratamiento pueda inducir a un error que pueda perjudicar al titular del tratamiento de la información, cuando se presenten estos casos, SOMOS PAR solicitará al titular la corrección y actualización necesaria para que no se siga presentando esa situación, en caso de no poder realizar la actualización de la información SOMOS PAR se abstendrá de realizar un tratamiento sobre estos datos.
Transparencia: Previa solicitud del titular, SOMOS PAR deberá dar solución a la petición que eleve el titular sobre la información que repose en la base de datos. La respuesta a esta petición se llevará a cabo por parte del oficial de privacidad directamente. La dependencia encargada del tratamiento de la información acompañará el proceso de respuesta en los casos necesarios.
Acceso y circulación restringida: Los datos personales sólo pueden ser tratados por aquel personal de SOMOS PAR que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades y hayan sido autorizados por SOMOS PAR. No podrá entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por SOMOS PAR para llevar a cabo el tratamiento.
Temporalidad: SOMOS PAR por regla general no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular de los datos personales.

Parágrafo. En los casos que haya legislación especial sobre el tema, se conservará la información en el término que la ley especial indique.

Acceso restringido: salvo por los datos expresamente autorizados: SOMOS PAR no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.
Seguridad: SOMOS PAR debe siempre realizar el tratamiento de la información disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que este sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no autorizadas o por personas autorizadas y no autorizadas de manera fraudulenta, o que el dato personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el tratamiento de datos personales deberá ser consultado esta Política de Tratamiento de la Información, para asegurar el cumplimiento de esta regla.
Confidencialidad y tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea dato público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y SOMOS PAR haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta política y con la ley.
Individualidad: SOMOS PAR mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de encargado o que pudiera llegar a serlo, de las bases de datos en las que actúa en calidad de responsable.

VIGENCIA

Esta Política rige a partir del día UNO (1) del mes de abril de 2022. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de SOMOS PAR, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.